Peter Ölvecký
Prijatie spoločnej európskej meny predstavuje pre každú spoločnosť a organizáciu jednoznačne prácu navyše. Na základe skúseností z rozsiahlych projektov prípravy na prechod na euro na Slovensku, ako aj v zahraničí, konzultačná spoločnosť Capgemini identifikovala niekoľko kritických faktorov úspešnosti:
1. Angažovanosť a podpora vedenia spoločnosti
Jedným zo základných predpokladov úspešnosti je podpora manažmentu. Vrcholný manažment je zodpovedný za rozpočet, nastavenie procesov projektového, resp. programového riadenia, za vytvorenie projektového tímu, ako aj za zváženie zapojenia prípadného nezávislého poradcu. Je nevyhnutná podpora a presadenie priority, ktorou prijatie eura pre banky určite je. Taktiež je potrebná podpora a rozhodovanie pri zmene priorít už existujúcich projektov.
2. Kvalifikované projektové riadenie, ktoré zvládne rozsiahle a zložité projekty
Spoločnosti sa usilujú o optimalizovanie zdrojov s cieľom prežiť. Dochádza k zoštíhľovaniu spoločností a ku kumulovaniu zodpovednosti. Využívanie informačných technológií najviac pomáha pri bežnej rutinnej činnosti. Riadenie projektov, resp. programu, si však vyžaduje organizačné a komunikačné zručnosti, za ktorými sú aj projektové skúsenosti. Je potrebné vedieť sa dobre rozhodnúť v správny čas. Jednou z tých ťažších úloh je preto nájsť správnych ľudí a vytvoriť schopný tím na zvládnutie všetkých míľnikov a projektových úloh a na koordináciu projektov. Prvým míľnikom je kvalifikované zmapovanie dosahov na všetky produkty, služby, dáta a informačné systémy.
3. Dostupnosť kvalifikovaných zdrojov a spolupráca všetkých oddelení
V rámci jednotlivých projektov treba naplánovať a zmobilizovať veľké množstvo zamestnancov na kľúčových pozíciách, ako aj zabezpečiť dostupnosť externých dodávateľov. Napriek tomu, že ide o najdôležitejší z faktorov úspešnosti každého projektového riadenia, zároveň predstavuje jednu z najväčších výziev pre každú spoločnosť.
4. Efektívna komunikácia a riadenie tokov informácií
Pri nastavení programu treba vytvoriť pravidlá pre jasnú a štruktúrovanú komunikáciu na všetkých úrovniach programu a projektov. Treba pripraviť komunikačné plány na obdobie dvoch rokov. Interný plán má za úlohu zabezpečiť dostatok informácií v banke. Externý komunikačný plán by sa mal týkať najmä klientov, ale aj dodávateľov a tretích strán.
5. Príprava infraštruktúry na testovanie
Príprava technologickej infraštruktúry, vytvorenie prostredia a priestorov na testovanie je nevyhnutnou podmienkou dostatočného otestovania konverzie. Vytvorenie nového prostredia je spojené s vysokými nákladmi a jeho nastavenie nie je otázkou pár dní.
6. Plánovanie testovania a realizácia testovania
Treba včas rozhodnúť o správnej stratégii testovania a metodike špecifickej pre dané prostredie. Otestovať režim duálneho oceňovania a konverzie treba minimálne raz, ideálne niekoľkokrát. S tým sú spojené nemalé náklady, ako aj ľudské zdroje na strane bánk a dodávateľov. Nevyhnutnou podmienkou je dostupná infraštruktúra a precízne definované testovacie scenáre.
7. Príprava konverzných dní
Zvládnuť konverziu množstva systémov za obdobie dvoch až štyroch dní (zatiaľ ide o dva dni) je jednou z najväčších výziev, ktorej budú musieť naše banky čeliť. Úspešne zvládnuť konverziu si vyžaduje niekoľkonásobné otestovanie konverzie systémov a ich prepojení. Pre prípady zlyhania niektorých častí systémov treba si vytvoriť plány na zachovanie kontinuity.
8. Manažovanie projektov a koordinácia s ostatnými projektmi
V rámci riadenia programu treba dostať pod kontrolu dostupnosť všetkých zdrojov. Program euro konverzie má fixný termín, jeho trvanie teda nesmú ovplyvniť žiadne iné projekty. Je preto vhodné do plánovania programu zahrnúť aj všetky ostatné existujúce alebo plánované projekty.
PREČO NEPODCEŇOVAŤ PRÍPRAVU
Je zrejmé, že najbližšie mesiace budú pre väčšinu spoločnosti a najmä pre finančné inštitúcie plné práce a výdavkov navyše. V ostatných európskych krajinách sa začali veľké bankové siete pripravovať na euro už štyri roky pred plánovaným termínom. U nás je to v priemere dva roky. Ide síce o konverziu typu "Big-Bang", avšak jej zvládnutie vyžaduje tiež mnoho úsilia a príprav. Ak aj banky zvládnu všetky zmeny, ktoré nesúvisia s bankovými informačnými systémami, je tu ešte konverzia IT systémov. Riziko chyby alebo zlyhania je pri rozsiahlych zmenách v informačných systémoch a pri migráciách a konverzii dát veľmi vysoké. Treba navrhnúť množstvo kontrolných a náhradných opatrení tak, aby sa celá konverzia vykonala úspešne pri primeranom riziku.