E-mail je vo väčšine zamestnaní komunikačným prostriedkom číslo jeden. S jeho častým používaním však pribúdajú aj trapasy. Ako predísť najčastejších chybám v elektronickej pošte, radí pre idnes.cz psychológ Dalibor Špok.
Prepošleme niečo, čo nie je určené adresátovi
Potom, čo si e-mailom vymeníme s kolegom niekoľko vtipov a osobných názorov, prepošleme e-mail inej osobe a zabudneme, že celá oblasť konverzácie pod správou jej nebola v žiadnom prípade určená.
Obrana je jednoduchá: Nepoužívajte vôbec funkciu preposielania. Odstráňte z aplikácie toto tlačidlo. Ak potrebujete komukoľvek „forwardnúť“ akúkoľvek časť e-mailu, jednoducho ju skopírujte. Ak budete potrebovať preposlať prílohu, presuňte ju myšou do novej správy.
Nikdy ihneď neodpovedajte na e-mail, ktorý vo vás vzbudil negatívne pocity. Ilustračná snímka: DREAMSTIME.
Na prebiehajúcu konverzáciu nikdy nepridávajte ďalších adresátov. Môžete zabudnúť, čo všetko už e-mail obsahuje. Váš adresát si nemusí všimnúť, že je tu nový príjemca, a svoj text neprispôsobí. Ak je potreba, radšej založte novú e-mailovú správu a dôležité nakopírujte.
Zabúdame vkladať prílohy či písať predmet e-mailu
Riziko tejto chyby znížime tým, že vyplňujeme e-mail presne v poradí podľa toho, na čo najčastejšie zabúdame: najprv vložíme prílohu (alebo konštatujeme, že žiadna nie je), potom napíšeme predmet a až potom text.
Náhodne odošleme rozpísanú správu
Adresáta zadávajte až ako posledný údaj. Pokiaľ ide o odpoveď na prichádzajúci e-mail, kde je príjemca už vyplnený, potom odporúčam zrušiť klávesovú skratku pre rýchle odoslanie, pretože najčastejšie e-mail náhodne odošleme práve takto.
Môžeme si tiež nainštalovať prenášače odchádzajúcej pošty, ktoré skutočné odoslanie zdržia o interval, ktorého si nastavíme. Tento trik využijeme aj pri trápnej situácii, keď odošleme kľúčovú správu a vzápätí si uvedomíme, že sme poplietli adresáta alebo text.
Preklepy a chyby
Zapni kontrolu pravopisu, ale rozhodne vypnime automatické opravy. Ak kopírujeme časť textu z iného e-mailu, buďme obzvlášť pozorní, či nebol adresovaný osobe iného pohlavia či neobsahuje nejaké nepatričné údaje, aby ste neurobili faux-pas.
E-mail prehliadneme a nereagujeme na neho
Vytvorte si jednoduché pravidlá: Presúvajte všetky vybavené správy z doručenej pošty inam. Označte alebo presuňte do špeciálnej zložky e-maily, ktoré ste už čítali, ale ktorých vybavenie vám bude chvíľu trvať. Doručenú poštu aj túto zložku "Na vybavenie" pravidelne kontrolujte. Môžete si stanoviť maximálny počet e-mailov, ktorý si v týchto zložkách povolíte. Keď je ich viac, musíte konať: niečo vymazať, presunúť inam, rýchlo odpovedať, delegovať a pod.
Odpovieme emotívne a ľutujeme to
Nikdy ihneď neodpovedajte na e-mail, ktorý vo vás vzbudil negatívne pocity. Čím väčšia je vaše emócie, tým dlhšie odložte odpoveď. Ak je to možné, neriešte zásadnejší spor e-mailom, využite telefonickú alebo osobnú komunikáciu. V e-mailových správach nedokážeme čítať nuansy emócií a mnohoznačné významy slov. Môže sa preto stať, že vety pochopíme nesprávne a našou emotívnou reakciou spôsobíme údiv druhej strany.
Nestíhame reagovať
Nečakajte na netrpezlivé urgencie. Rozošlite krátku odpoveď na všetky nevybavené správy typu: „Ospravedlňujem sa za meškanie, bohužiaľ musím vybaviť veľa e-mailov.“ Adresát vie, na čom je, a to je lepšie, ako keď nedostane reakciu žiadnu.
Ak sa nám už podarí vyrobiť akýkoľvek e-mailový trapas, napravte ho osobnou komunikáciou (alebo telefonicky), ospravedlnením, otvoreným konštatovaním „to je teda trapas“. Ak sme na opačnej strane, obráťme vec na humor. Najtrápnejším riešením trapasu je totiž predstierať, že z našej strany sa žiadna chyba rozhodne nestala.