Mailovanie ako komunikačný nástroj sa často podceňuje a využíva nesprávne. Možno si to neuvedomuje každý, ale mail je jeden z najefektívnejších spôsobov, ako komunikovať. Prečo? Tu sú jeho výhody:
- rýchlosť dodania informácií;
- nezávislosť od miery zaneprázdnenia ktoréhokoľvek z príjemcov v okamihu odoslania správy;
- zaregistrovanie dátumu a času odoslania, zachovanie histórie korešpondencie;
- možnosť využiť doplnkové funkcie s cieľom sledovať „osud“ správy (oznam o doručení, oznam o otvorení mailu);
- možnosť odoslať rovnaký text všetkých príjemcom;
- pružnosť pri vytvorení správy (odosielateľ môže byť kdekoľvek a správu môže odoslať v akomkoľvek vybranom čase);
- triedenie správ a využívanie rýchleho vyhľadávania;
- možnosť využívať odpovedné kolónky;
- pripájanie príloh a materiálov.
Nálady a smiech aj v pošte
Niektorí ľudia sú presvedčení, že veľkou nevýhodou elektronickej pošty je jej neschopnosť vyjadriť emócie. Nedokážu sa zmieriť s tým, že do textov sa dajú ľubovoľne vkladať smajlíky a ďalšie emotikony či obrázky zvýrazňované farbami alebo možno v textových správach využiť rôzne typy písma.
Meškanie odpovedí
Aké sú, naopak, nevýhody mailového doručovania správ? Nie je ich ani tak veľa:
- možné zdržanie písomnej spätnej väzby;
- komplikácie a nedorozumenia okolo presného vyjadrenia oznamovaného obsahu.
Minimum straty času
Všetky ostatné metódy sú oveľa nevýhodnejšie, pokiaľ ide o základnú funkciu komunikácie, a tou je pružná a presná výmena správ. Mail znižuje na minimum straty času nevyhnutného na spracovanie obsahu. Každý príjemca strávi nad poštou len toľko času, koľko potrebuje na vytvorenie informácie.
Ľubovoľné ďalšie spôsoby prenosu informácií, napríklad osobné stretnutie, telefónny hovor alebo konferencia na diaľku sú oveľa náročnejšie na organizáciu, pričom riziko, že informácia sa v priebehu odovzdania skreslí, je nepomerne vyššie.
Účelnosť využitia
Mail by mala každá firma používať čo najširšie, koľko sa len dá, ale, samozrejme, účelne. Ak vložíte do políčka „príjemca“ 30 ľudí a v maile sa opýtate všetkých, čo si myslia o určitej téme, z pošty sa stane lavína správ. Najmä ak sú medzi príjemcami prehnane komunikatívni kolegovia alebo takí, ktorí radi využívajú povel „odpovedať všetkým“.
Tu sú pravidlá, ktorá vám pomôžu firemnú mailovú komunikáciu zefektívniť:
1. do políčka „príjemcovia“ vkladajte len tých, ktorí informáciu naozaj potrebujú. Ak si nie ste istý, či ten-ktorý adresát potrebuje vedieť o vašej správe, dajte ho len do kópie alebo ho celkom vylúčte spomedzi adresátov.
2. Píšte správu stručne a hutne. Nepripájajte do nej príliš veľa súborov. Ak sú prílohy priveľké, radšej ich vysuňte na firemný portál a do mailu dajte naň odkaz.
3. Nezneužívajte funkciu „vysoká dôležitosť“, lebo tento pokyn sa veľmi rýchlo zdiskredituje.
4. V poštovom programe si urobte štruktúru, aká osobne vám najviac vyhovuje pre triedenie a rozloženie doručovaných mailov.
5. Nastavte si automatické premiestňovanie pošty, či už od vybraných odosielateľov, alebo podľa určitých slov nachádzajúcich sa priečinku „predmet“ – tak, aby ste nemuseli všetko znova a znova čítať.
6. Využívajte skupinovú korešpondenciu. Skupiny môžu byť vytvorené podľa rôznych kritérií: oddelenia, projekty, záujmy a tak ďalej.
7. Vypnite si funkciu pripomínania doručenej pošty nielen na obrazovke počítača, ale aj na mobile. Pošte sa nevenujte každých 10 minút alebo vždy, len čo sa objaví políčko o doručení, ale stanovte si vlastný „timing“, napríklad dvakrát denne ,a dajte si to aj do denného rozvrhu.
8. Ak si správa vyžaduje debatu, ktorá sa neočakávane vyvinie do väčšej diskusie, prerušte ju a zvoľte stretnutie venované tejto téme.
9. Na často sa opakujúce listy využívajte šablóny, ktoré možno s pripraveným textom vložiť do mailového programu.
Zdroj: delovoymir.biz