Úrad priemyselného vlastníctva sa rozhodol tieto stereotypy zbúrať a za ostatné tri roky urobil množstvo zmien, vďaka ktorým sa transformoval na moderný úrad s proklientskym prístupom, čo potvrdilo aj ocenenie v súťaži Národná cena SR za kvalitu a spoločenskú zodpovednosť 2023. Ako sa to podarilo, sme sa opýtali predsedu úradu, Matúša Medveca.
S akou víziou ste pred tromi rokmi prišli na ÚPV SR?
V prvom rade musím povedať, že po príchode na úrad som bol milo prekvapený vysoko profesionálnym a odborným personálom. Keďže po odbornej stránke takmer všetko fungovalo ako hodinky, mohli sme sa sústrediť na zefektívňovanie procesov a transformáciu smerom k fungovaniu inštitúcie 21. storočia. Ročne sa na nás obrátia tisíce klientov a drvivá väčšina z nich sú podnikatelia, preto bolo potrebné priblížiť sa tejto skupine ľudí.
Teda ľudí, ktorí nemajú čas na „zbytočné opletačky s úradmi“ a pracujú veľa a hlavne dlho. Nikdy som nechápal, ako je možné, že na úradoch už po 15tej neviete vybaviť to, čo potrebujete. V dnešnej dobe nie je mysliteľné, aby si človek musel brať voľno len preto, lebo potrebuje jeden, dva papiere.
Aké zmeny ste sa teda rozhodli zaviesť ?
Zmien sme zaviedli viacero a vždy sme sa na ne pozerali cez optiku klienta. Začali sme od „podlahy“. Moja hlava neberie, ako verejne platené inštitúcie s viac než 100 zamestnancami vo všeobecnosti nevedia nájsť jedného odborníka denne, aby tu bol pre klientov vtedy, keď ho môžu potrebovať; naviac v situácii, keď si za to v podobe daní nemálo platia. Predĺžili sme konzultačné hodiny do 18:00. Každý deň má službu jeden odborník, a tak to nezaťaží ani kolegov a efekt je okamžitý. Naviac, všetci zamestnanci sa museli naučiť agende iných kolegov tak, aby vedeli podávať komplexné informácie, čo prehĺbilo odbornosť a pochopenie agendy iných.
Následne sme sa pustili do búrania ďalšieho mýtu – že úrady sú vždy pomalé. Do zefektívňovania konaní sme zaviedli zrýchlené, expresné (tzv. Fast Track) prihlášky, vďaka čomu sa výrazne skrátila doba zápisu priemyselných práv. Pri ochranných známkach to bolo zo 108 dní na 55 dní, pri úžitkových vzoroch z 278 dní na 162 dní a pri patentoch vieme patent vybaviť do dvoch rokov namiesto dovtedajších štyroch.
To sa nám podarilo hlavne vďaka zavedeniu indexu výkonnosti, prostredníctvom ktorého meriame čas, ktorý každé konanie strávi v každom kroku u každého kolegu „na stole“. Dalo by sa povedať, že sa z prihlášok stal taký malý horúci zemiak, ktorý chcete čo najskôr spracovať, aby ste ho nemali dlho na stole.
Začali sme pracovať na rekonštrukcii web stránky, aby bola užívateľsky prívetivá a responzívna aj pre mobilné zariadenia. Na webe, telefonicky aj osobne sa u nás plynule dohovoríte anglicky.
Zamysleli sme sa nad tým, prečo vedia byť súkromné spoločnosti užívateľsky prívetivé a úrady zväčša strnulé v proaktívnej komunikácii. Inšpirovali sme sa e-shopmi a doručovateľskými spoločnosťami. A preto dnes o stave konania na úrade dostávajú naši klienti notifikácie prostredníctvom sms správy a emailu zadarmo, v reálnom čase a po každom internom kroku. Teda nečakáte povestných 30 dní, ale viete, čo sa ten-ktorý deň stane s konaním a kedy môžete očakávať výsledok.
Zaviedli sme množstvo nových služieb, ako napríklad – IP scan (audit duševného vlastníctva firiem), študijná návšteva (vycestujeme za podnikateľmi a vysvetlíme im, aký je skrytý potenciál duševného vlastníctva ich firmy), započali sme spoluprácu s Obchodným registrom SR, vďaka čomu každá novozaložená firma dostane informácie o možnosti ochrany duševného vlastníctva. Aktuálne pracujeme na službe patent mapping, kedy kapitánom inovácií ukazujeme, v čom je lepšia ich konkurencia v regióne a vo svete.
Ak by som to mal zhrnúť, do centra našej pozornosti sa dostal klient a všetky zmeny sme nasmerovali tak, aby bol vždy na prvom mieste a spokojný.
Hovorí sa, že najväčšou výzvou každého lídra je zmeniť myslenie svojich zamestnancov. Ako vnímali tieto zmeny Vaši kolegovia?
Každá zmena so sebou prináša prirodzene viaceré výzvy. To je normálne. My ľudia sme „naprogramovaní“, že zmeny ťažšie vítame. Určite to pre nich nebolo jednoduché, nakoľko náš úrad má veľmi stabilných zamestnancov, ktorí u nás pracujú dekády. Máme kolegov, ktorí stáli pri zakladaní úradu a pracujú v ňom od úplného začiatku, teda 30 rokov.
Z môjho pohľadu sa s tým vysporiadali bravúrne. Nemôžem hovoriť za všetkých, určite sa to mnohým nepáčilo a nerozumeli, prečo sa odrazu musia robiť veci inak, ako doposiaľ, no v konečnom dôsledku po troch rokoch úspešného zavedenia sa to stalo novým štandardom a vďaka dotazníkom spokojnosti, ktoré robíme medzi zamestnancami pravidelne, viem, že sa tieto zmeny nevnímajú negatívne.
Spomínali ste, že máte kolegov, ktorí na úrade pracujú dekády. To je v dnešnej dobe pozoruhodné. Ako je to možné?
Tá najdôležitejšia úloha bola urobené pred tridsiatimi rokmi, kedy úrad pôsobil v Bratislave a mnoho kolegov z Banskej Bystrice muselo chodiť na týždňovky, čo značne stmelilo celý kolektív a táto atmosféra sa tam drží dodnes. Treba povedať, že oblasť ochrany priemyselných práv je vysoko odborná a veľmi špecifická. Nejaký čas trvá, kým sa do nej človek ponorí, preto je dôležité, aby u nás pracovali ľudia dlhodobo. No a z toho logicky vyplýva aj to, že sa snažíme vytvárať príjemné pracovné prostredie, kde sa cítia dobre.
Zaviedli sme možnosť pracovať z home office dvakrát do týždňa. Za peniaze, ktoré sme ušetrili transparentnými verejnými obstarávaniami, sme zrekonštruovali kongresovú sálu a spoločné priestory. Snažíme sa vybaviť maximum v rámci materiálno-technického zabezpečenia pre každého zamestnanca a v neposlednom rade sme dosiahli aj zvýšenie platov, ktoré treba povedať, boli doposiaľ značne podhodnotené.
Okrem toho intenzívne podporujeme odborné aj jazykové vzdelávanie zamestnancov, organizujeme teambuildingové aktivity, kde sa kolegovia môžu stretnúť v širšom kruhu a porozprávať sa aj o niečom inom, ako len o práci. V konečnom dôsledku, jediné, na čom vždy záleží, sú práve tí zamestnanci, tí robia najväčší obraz našej inštitúcie priamo v kontakte s klientami a tam dosahujeme naozaj skvelé výsledky. Mojou úlohou je sa o nich starať, aby mali vytvorené čo najlepšie podmienky, a ich úlohou je v týchto podmienkach podať čo najlepší výkon. Teší ma, keď z každej strany počúvam o pozitívnych skúsenostiach s našim úradom, čo je zrkadlom tak práce zamestnancov, ako aj vedenia úradu.
Avšak nutne musí prísť ku prirodzenej generačnej výmene...
Samozrejme, myslíme aj na toto, pretože je to aktuálna výzva, pred ktorou úrad stojí. Preto sme vytvorili Stratégiu generačnej obmeny, v rámci ktorej aktívne vyhľadávame vhodných kandidátov na budúcich národných expertov na pracovnom trhu, ale keďže toto je dlhodobý proces, vytvorili sme aj tréningové miesta. Takto môžeme prijať nových ľudí, ktorí sa najbližšie roky zaučia od služobne starších, skúsenejších kolegov, aby v prípade ich odchodu na dôchodok mohli plynulo pokračovať vo svojej práci na plnohodnotných pracovných miestach. Tu treba podotknúť, že aj my, ako štátna správa máme legislatívne rámce, ktoré nesmieme prekračovať. Nemôžme prijať neobmedzené množstvo nových ľudí do štátnej služby. Počet našich pracovných miest je fixne daný.
Spomenuté zavedené novinky a rekonštrukcie nie sú zadarmo. Ako je možné v prostredí štátnej rozpočtovej organizácie tieto zmeny financovať?
Hospodárime rozumne a efektívne. Šetríme vyjednávaním a transparentnými verejnými obstarávaniami. Rozvíjame medzinárodné partnerstvá a posilňujeme našu pozíciu v rámci európskych a svetových organizácií duševného vlastníctva. Nebojíme sa využívať zdroje z európskych fondov. Dôkazom toho je nielen materiálne zhodnotenie našej budovy, ale aj množstvo nových a inovovaných služieb. Napríklad, vďaka európskym fondom sme mohli zredukovať vyše 300 starých formulárov na 32 nových, ktoré sú navyše responzívne a doťahujú údaje z ostatných registrov. Takýmto spôsobom pomáhajú a uľahčujú život klientom, ktorí pri vypĺňaní prihlášky nemusia vypisovať údaje, ktoré už niekde zaznamenané sú.
Aké vízie máte s úradom do budúcna?
Dôležité je uvedomiť si, že úrad už v 21. storočí nemôže slúžiť len ako registračná inštitúcia na vynálezy. Našou úlohou v budúcnosti bude stále viac a viac vzdelávať a robiť osvetu, prečo je duševné vlastníctvo relevantné.
Povedali by ste, že hodnota nehmotného vlastníctva na svete je vyššia ako výkon americkej a čínskej ekonomiky spolu? Sme stotožnení s tým, že duševné vlastníctvo tvorí viac než 90% hodnoty aktív vo svete? Považujeme za samozrejmé, že pre veľkú časť firiem je často duševné vlastníctvo jediná konkurenčná výhoda? Že značka predáva? Že bez značky kolového nápoja, ktorý má najvyššiu hodnotu spomedzi značiek na svete, by sme radšej siahli po iných lacnejších alternatívach? Že na Slovensku vieme vynájsť stroj na rezanie jadrového reaktora, nový typ veternej elektrárne či pľúcnu ventiláciu? A nakoniec to, že práve malé podniky, ktorých je 99%, častokrát okrem duševného vlastníctva, počítačového kódu, domény, značky či obchodného tajomstva nič iné nemajú? A že keď si to neochránia, ich business môže mať zásadné problémy?
Preto sme si dali záležať na tom, ako komunikujeme smerom von. 1. októbra sme zriadili Akadémiu duševného vlastníctva, ktorej úlohou je rozširovať povedomie o duševnom vlastníctve medzi laickú, odbornú aj akademickú verejnosť. To je síce úloha na niekoľko rokov, avšak je to krok, ktorý naša krajina nutne potrebuje aj pre budúce zlepšenie podnikateľského prostredia. Som rád, že máme s tímom jasnú predstavu a energiu túto víziu postupne napĺňať.
Navyše, tému duševného vlastníctva šírime aj moderne cez sociálne siete, ktoré zaznamenali masívny 20-násobný nárast za posledné 3 roky. Na Facebooku máme aktuálne necelých 10 000 sledovateľov, s ktorými komunikujeme každý deň a dávame si záležať, aby sme im poskytovali relevantné informácie pútavou formou.
V kongresovej sále organizujeme každý mesiac podujatia zamerané na vzdelávanie podnikateľov, ktoré sa stretli s veľkým úspechom. Zúčastňujeme sa množstva konferencii, robíme prednášky na školách a konzultujeme či už v priestoroch moderného klientskeho centra priamo u nás na úrade alebo v teréne vo firmách, ktoré prejavia záujem. Úrad sme otvorili verejnosti. Aktuálne je to inštitúcia, ktorá je moderná, dynamická a zodpovedá časopriestoru. Mojim želaním je len to, aby to takto išlo aj naďalej, keďže všetko je na ľuďoch, ktorí robia inštitúciu moderným úradom.